訪問看護の煩雑なレセプト請求業務を代行し、レセプト業務の精度向上と事業効率化を実現します。
ビジケアの専門のチームが迅速かつ正確に請求手続きの支援を行い、訪問看護事業所のレセプトの業務を円滑にサポートします。
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といったトラブルに直面し、どう対応すればよいか焦っていませんか？
指示書は看護師が訪問するために必須の書類であり、正確に記載されたものを確実に手に入れなければなりません。
この記事では、訪問看護指示書に関するよくあるトラブルと対処法、未然に防ぐための管理方法を解説します。
正しい知識と対応手順を身につければ、トラブルは怖くありません。
この記事を読んで、自信を持って事務業務を進められるようになりましょう。
実際に訪問看護ステーションの現場で起こる指示書関連のトラブルを3つ紹介します。
それぞれ解説していきます。
「訪問予定が近づいているのに、まだ指示書が手元にない」というケースです。
本来は訪問開始前に指示書を受け取るのが原則ですが、医師が多忙であったり郵送事情によったりして遅れることがあります。
この場合、絶対にやってはいけないのが「とりあえず訪問してしまうこと」です。
必ず医療機関へ連絡し、発行状況を確認しなければなりません。
届いた指示書を確認すると、利用者さんの名前の漢字が違っていたり、生年月日が誤っていたりするケースも頻発します。
些細なミスに見えますが、レセプトはこれらの情報が一致していないとエラーになります。
疾患名の記載漏れや誤りは、医療保険と介護保険のどちらを使うかの判断（難病などの場合）に関わるため重大です。
また、特別訪問看護指示書では、急性増悪などの具体的な理由の記載が必須となるため、この点も合わせて確認が必要です。
受け取ったらすぐに、介護保険証や医療保険証の内容と照らし合わせる癖をつけましょう。
事務員にとって胃が痛くなるのが、医師や医療機関の窓口担当者が協力的でないケースです。
などと言われて修正を拒否されることもあるかもしれません。
しかし不備のある指示書で困るのはステーション側です。
感情的にならず、「制度上、この記載がないと訪問ができないため、患者様に不利益が生じてしまう可能性があります」と、あくまで利用者さんのための修正であることを伝えて交渉しましょう。
トラブルに直面したとき、ただ慌てていても解決しません。
適切な手順で動けば、多くのミスは修正可能です。
指示書が間に合わない場合は、直ちに医療機関に連絡して発行を催促しましょう。
連絡の際は、
といった形で、日付と用件を簡潔に伝えると相手も動きやすくなります。
その際、医師は多忙であることを念頭に置き、診察時間の合間や病院が指定する問い合わせ時間帯など、相手の都合にも配慮したうえで連絡することが大切です。
指示書に誤りを見つけたら、修正液や二重線で勝手に訂正してはいけません。
正しい手順は、医療機関に連絡し、指示書を一度返送して、医師に訂正印を押してもらうか、新しい指示書を再発行してもらうことです。
返送する際は、誤っている箇所に付箋を貼り、以下のような内容のメモを添えると相手に伝わりやすくなります。
修正箇所と正しい内容を具体的に明示することで、医療機関側の作業がスムーズになり、対応までの時間を短縮できます。
また、返信用封筒を同封すると相手の手間が減り、より丁寧な印象を与えられるでしょう。
トラブル対応に追われるのではなく、トラブルが起きない仕組みを作る方法を解説します。
効果的な予防策は以下の3つです。
それぞれ解説していきます。
指示書の期限切れを防ぐには、「切れる直前」ではなく余裕をもって行動を開始するのが鉄則です。
エクセル等で利用者一覧を作成し、指示書の終了日を入力しておきます。
条件付き書式を使って「終了日の30日前になったら赤色にする」などの設定をしておくと、視覚的に分かりやすくなります。
訪問看護専用の請求ソフトを導入している場合は、アラート機能をオンにし、毎朝チェックする習慣をつけましょう。
余裕を持って依頼すれば、医師側の遅延にも対応できます。
新規の利用者さんを受け入れる際は、バタバタして確認がおろそかになりがちです。
専用の「チェックリスト」を用意し、事務的に漏れを防ぎましょう。
リストには「主治医への連絡」「指示書依頼書の送付」「保険証情報の確認」「初回訪問日の調整」などの項目を設けます。
特に「初回訪問日」と「指示開始日」の関係は重要なので、「訪問日決定後に指示書の日付を確認する」という手順をリストに組み込んでおくと安心です。
長く業務を続けていると、「A病院は発行に2週間かかる」「Bクリニックはまとめて送ってくる」といった傾向が見えてきます。
こうした情報は個人の頭の中に留めず、事務チーム全体で共有しましょう。
「医療機関別対応リスト」を作成し、備考欄に「早めの依頼が必要」「郵送ではなく取りに行く必要あり」などの情報を蓄積します。
これがあれば、担当者が変わっても同じクオリティで業務ができ、トラブルを未然に回避できます。
訪問看護指示書のトラブルは、事務担当者にとって頭の痛い問題ですが、正しいルールを知り、適切な管理を行えば必ず減らすことができます。
正確な事務処理が、看護師が安心して働ける環境を作り、ひいては利用者さんへの良いケアにつながります。
まずは「期限管理リスト」の見直しから始めてみてください。
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