訪問看護の煩雑なレセプト請求業務を代行し、レセプト業務の精度向上と事業効率化を実現します。
ビジケアの専門のチームが迅速かつ正確に請求手続きの支援を行い、訪問看護事業所のレセプトの業務を円滑にサポートします。
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毎日のデータ入力や書類作成、「もっと速く終わらせたい…」と感じていませんか？
マウスとキーボードを行き来する作業に、時間と手間を取られている方は少なくないはずです。
今回は、事務作業で役立つショートカットキーを、厳選して紹介します。
この記事を読めばPC作業が劇的に速くなり、仕事効率が各段に上がるでしょう。
パソコンを使うすべての事務職員が覚えておきたい基本的なショートカットキーを10個紹介します。
使用頻度が非常に高く、覚えるだけで即座に効果を実感できるものばかりです。
まずはこの10個を無意識に使えるレベルまでマスターすることを目指しましょう。
選択した文字やファイル、画像をコピーするためのキーであり、事務作業で使用頻度の高いショートカットキーの一つと言えます。
利用者情報を別の書類に転記する際や、メールの定型文を使いまわすときなど、あらゆる場面で活躍します。
マウスの右クリックから「コピー」を選ぶ手間が省けるだけで、作業リズムが格段に良くなります。
「切り取り」は、コピーと似ていますが、元のデータを移動させたいときに使います。
ファイルやフォルダを別の場所に整理する際に非常に便利です。
たとえば、デスクトップに仮置きしたデータを、完成後にフォルダへ移動させるときに使います。
コピーと違って元のデータが消えるため、移動元にデータを残したくない場合に重宝します。
コピー（Ctrl+C）との違いをしっかり理解して使い分けましょう。
コピー（Ctrl+C）または切り取り（Ctrl+X）したデータを、カーソルのある場所に貼り付けるためのキーです。
「Ctrl+C」とセットで使うことで、データ入力のスピードが飛躍的に向上します。
メールで送られてきた情報を、自社のシステムへ入力する際などに大活躍します。
このキーを知らないと、コピー＆ペーストのたびにマウス操作が必要になり、大きな時間ロスに繋がってしまうでしょう。
直前に行った操作を取り消して、一つ前の状態に戻すためのキーです。
たとえば、入力するセルを間違えて大切な数式を消してしまったときも、このキー一つで元通りになります。
操作ミスを恐れずに作業を進められるため、精神的な安心感にも繋がります。
事務職にとってのお守りのような存在なので、絶対に覚えておきましょう。
「元に戻す（Ctrl+Z）」の操作を、さらにもう一度やり直すためのキーです。
つまり、「元に戻しすぎた」というときに使います。
「Ctrl+Z」で一つ前に戻したら、戻す前の状態の方が良かった、という場面で活躍します。
「Ctrl+Z」と対になるキーとして覚えておくと便利です。
現在開いているファイルを上書き保存するためのキーです。
こまめに保存する癖をつけることで、PCのフリーズや予期せぬシャットダウンによるデータ消失リスクを大幅に減らせます。
特に、長文の報告書作成など、時間をかけて作った書類が消えてしまうと精神的なダメージは計り知れません。
作業の区切りが良いタイミングで「Ctrl+S」を押す習慣をつけ、大切なデータを守りましょう。
ファイル内の文字や、フォルダ内のアイテムをすべて選択するためのキーです。
Wordの文書全体のフォントを一度に変更したいときや、フォルダ内のすべてのファイルを別の場所にコピーしたいときなどに使います。
マウスで延々とドラッグする手間が省け、一瞬で全選択が完了するので非常に効率的です。
文書作成やファイル整理の際に、知っていると作業時間が大きく変わってきます。
ファイル内やWebページ内の特定の文字を検索するためのキーです。
膨大な情報の中から、目的の単語や数字を素早く見つけ出したいときに絶大な効果を発揮します。
たとえば、何ページにもわたるPDFの情報の中から、特定の名前やキーワードを探し出すときなどに便利です。
このキーを知らないと目視で探すことになり、時間もかかる上に見落としのリスクも高まります。
選択しているファイルやフォルダの名前を変更する状態にするためのキーです。
通常はファイルを選択して右クリックし、「名前の変更」を選ぶ必要がありますが、F2キーを押すだけで一瞬で名前の変更モードに切り替わります。
複数のファイル名を連番で変更していく際など、細かな作業ですが効率化の効果は大きいです。
ファイル整理を頻繁に行う事務職にとっては必須のキーと言えるでしょう。
現在開いている複数のアプリケーションやウィンドウを切り替えるためのキーです。
Excelでデータを見ながらWordで書類を作成するなど、複数のソフトを同時に使う作業で非常に役立ちます。
マウスで下のタスクバーをクリックするよりも素早く、スムーズにウィンドウを切り替えられます。
「Alt」キーを押しながら「Tab」キーを押すごとに、ウィンドウが順番に切り替わるので、目的の画面を直感的に選べます。
訪問看護の勤怠やスケジュール管理をExcelで行っている場合に役立つ、9個のショートカットキーを解説します。
マウスでシートタブをクリックすることなく、キーボードだけで隣のシートへ移動できます。
多数のシートがあるファイルで作業する際に非常に便利です。
PageDownで右隣のシートへ、PageUpで左隣のシートへ移動します。
「=TODAY()」のような関数を使わずに、その日の日付を値として一発で入力できる便利なキーです。
日報や書類の作成日を入力する際に重宝します。
関数ではないため、翌日になっても日付が更新されない点には注意しましょう。
データが入力されている表のどこかを選択した状態でこのキーを押すと、一瞬でフィルタを設定できます。
大量のデータから特定の条件（例：特定の利用者の実績だけ）を抽出したいときに必須の機能です。
再度同じキーを押せばフィルタは解除されます。
データが連続して入力されている範囲の、端のセルまで一瞬でジャンプできます。
何千行もあるような大きなデータリストを扱う際に、スクロールする手間が省けます。
アクティブセルがある行全体を瞬時に選択できます。
特定の行の書式をまとめて変更したり、行を削除・挿入したりする際に便利です。
マウスで一番左の行番号をクリックするのと同じ操作が、キーボードだけで完結します。
Shift+Spaceの列バージョンです。
アクティブセルがある列全体を選択します。
特定の列の表示形式をまとめて変更したいときに役立ちます。
行選択とセットで覚えておくと、Excelでの作業範囲選択が非常にスムーズです。
合計したい数値が入力された範囲の下や右のセルでこのキーを押すと、自動的にSUM関数（合計を求める関数）が入力されます。
売上集計や費用計算など、合計を出す場面で役立ちます。
「セルの書式設定」ダイアログボックスを一発で開けます。
日付の表示形式を変えたり、通貨のスタイルを設定したりする際に、右クリックからメニューをたどる手間が省けます。
書式を整える作業が多い方には特におすすめです。
Ctrl+;（セミコロン）が日付だったのに対し、こちらは現在の時刻を入力するショートカットキーです。
作業記録やタイムスタンプを残したいときに便利です。
日付と同様に値として入力されるため、自動で更新されることはありません。
他事業所への報告文書や社内会議の議事録など、Wordを使った文書作成も事務の重要な仕事です。
ここでは、文章の見た目を素早く整えるショートカットキーを7つ紹介します。
選択した文字を太字（Bold）にします。
文章の中で特に強調したい部分を目立たせる際に使います。
再度同じキーを押せば、太字は解除され、ツールバーの「B」ボタンをクリックするのと同じ効果です。
選択した文字を斜体（Italic）にします。
英単語や書籍名などを表記する際に使うことが多い書式です。
これも再度キーを押せば解除できます。
選択した文字に下線（Underline）を引きます。
注意を促したい箇所や、見出しを強調する際に役立ちます。
B（太字）、I（斜体）、U（下線）はセットで覚えておくと、文書の装飾がキーボードだけで可能です。
選択した段落を中央揃えにします。
文書のタイトルや見出しを中央に配置する際に一発で操作できます。
文書のレイアウトを整える時間を大幅に短縮可能です。
選択した段落を左揃え（Left）にします。
一般的なビジネス文書の基本となる配置で、他の配置から元に戻したいときなどに使います。
選択した段落を右揃え（Right）にします。
書類の作成日や署名欄などを右端に配置する際に便利です。
左揃え、中央揃え、右揃えの3つを使いこなせば、文書の体裁を素早く整えられます。
文書内にある特定の文字列を、別の文字列に一括で置き換える「置換」機能を開きます。
たとえば、報告書に記載した担当者名が変更になった際に、この機能を使えば一瞬ですべての箇所を修正できます。
修正漏れを防ぐ意味でも非常に重要なキーです。
ここでは、ExcelやWordといった特定のソフトに限らず、WindowsのPC操作そのものを快適にするショートカットキーを5つ紹介します。
これらを覚えるだけで、PC作業全般がスムーズになります。
たくさん開いているウィンドウをすべて最小化し、一瞬でデスクトップを表示します。
デスクトップ上のファイルに急いでアクセスしたいときに非常に便利です。
もう一度同じキーを押すと、元のウィンドウ表示状態に戻ります。
ファイルやフォルダを管理する「エクスプローラー」を瞬時に起動します。
目的のファイルを探す際に、スタートメニューやタスクバーから探す手間が省けます。
PC作業の起点となる操作なので、覚えておくと非常にスムーズです。
PCを瞬時にロック画面にします。
急な来客対応やトイレなどで少し席を離れる際に、第三者に画面を見られないようにするためのセキュリティ対策として覚えておきましょう。
個人情報や機密情報を扱う事務職としては、必ず身につけたい習慣です。
過去にコピーしたテキストや画像の履歴（クリップボード）を一覧で表示し、そこから選んで貼り付けられます。
「さっきコピーしたあれをもう一度使いたい」というときに、再度コピーし直す手間が省けます。
PCの動作が遅くなったり、アプリケーションが固まって（フリーズして）しまったりしたときに、タスクマネージャーを直接起動できます。
反応しなくなったソフトを強制終了させたいときに便利です。
「Ctrl+Alt+Delete」よりも素早く起動できます。
保険制度の最新情報を調べたり、備品を発注したりと、事務職はWebブラウザを使う機会も多いでしょう。
ここでは、ブラウザの操作が快適になる5つのキーを紹介します。
現在開いているウィンドウに、新しいタブを一つ追加します。
何かを調べながら別のページも参照したい、というときに瞬時に新しいタブを開けるので、思考の流れを止めません。
現在アクティブになっているタブを閉じます。
調べ物が終わったタブをサクサク閉じることができるので、開きすぎを防ぎ、画面をスッキリ整理できます。
マウスで「×」ボタンを狙ってクリックするより遥かに速く操作可能です。
「あっ、間違えて必要なタブを閉じちゃった！」というときに、直前に閉じたタブを復元できる魔法のキーです。
知っていると精神的な安心感がまるで違います。
複数回押せば、その前に閉じたタブも順番に復元できます。
表示しているWebページを最新の情報に更新（再読み込み）します。最新の情報を確認したいときや、ページの表示が崩れたときに使います。
ブラウザの更新ボタンをクリックするのと同じ操作です。
開いているタブを順番に右隣へ移動していきます。
たくさんのタブを開いているときに、マウスで目的のタブを探すことなくキーボードだけでタブを切り替えられます。
「Ctrl+Shift+Tab」で左隣のタブへの移動も可能です。
事務に役立つショートカットキーを紹介しました。
ショートカットキーは、一日でも早く覚えた方が得です。
たくさんのキーを紹介しましたが、最初からすべてを覚える必要は全くありません。
重要なのは、「まずは簡単なものから、一つでもいいから今日の業務で実際に使ってみる」ということです。
一度覚えてしまえば一生使えるスキルですので、ぜひこの記事をブックマークして、明日からの業務に役立ててください。
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