会社の電話の使い方は？保留・転送も怖くない基本操作とマナー

これまでスマートフォンしか使ったことがない方にとって、会社の電話（ビジネスフォン）はなじみのない機器です。

このように悩んでいませんか。

先輩に何度も聞くのは気が引ける、という方もいるでしょう。

今回は、会社の電話の使い方をわかりやすく解説します。

本記事を参考に、明日から堂々と電話をとれるようになりましょう。

会社の電話の基本操作とボタンの役割

会社の電話（ビジネスフォン）の操作は、基本的なボタンの役割さえ覚えてしまえば決して難しくありません。

まずは、頻繁に使う主なボタンと役割を確認しましょう。

これらの位置と役割を最初に頭に入れておくだけで、この後の操作説明がスムーズに理解できます。

会社の電話の4大基本操作

会社の電話の機能は多岐にわたりますが、日常業務で使う操作は限られています。

ここでは、電話応対の基本となる「受ける」「かける」「保留」「転送」の4つの操作を確実にマスターしましょう。

この4つさえできれば、電話応対の不安はほとんど解消されます。

1.電話を受ける

電話を受ける操作は、かかってきた電話が「外線」か「内線」かによって対応が異なります。

外線とは事業所外の方からの電話で、内線とは社内のスタッフからの電話です。

それぞれの違いを理解しておきましょう。

外線の受け方

外線は、外部の方からの電話であるため、落ち着いて、明るくハキハキとした声で応答しましょう。

着信音がなり、ランプが点滅している「外線ボタン」を確認します。

そのボタンを押してから、受話器を取り上げてください。

そして、「お電話ありがとうございます。訪問看護ステーション〇〇、△△（自分の名前）でございます」と、会社名と自分の名前をはっきりと名乗ります。

もし3コール以内に電話に出られなかった場合は、「お待たせいたしました」と一言を添えると、より丁寧な印象を与えられます。

内線の受け方

内線は社内のスタッフからの電話であるため、外線ほどかしこまる必要はありません。

多くの場合、外線とは着信音やボタンのランプの色が異なり、誰からの電話かディスプレイに表示されることもあります。

内線の場合は、シンプルで迅速に応答することがポイントです。

受話器を取るだけで通話が開始される機種が多く、もし着信ランプが点滅している場合は、そのボタンを押してから受話器を取りましょう。

第一声は「はい、〇〇（部署名）の△△です」や、シンプルに「はい、△△です」と名乗れば問題ありません。

2.電話をかける

電話をかける操作も、かける相手が社外か社内かによって方法が異なります。

また、会社の設定によっては特別な操作が必要な場合もあります。

ここでは、基本的な3つの発信方法を解説しますので、状況に応じて使い分けられるようになりましょう。

外線：受話器を上げてからダイヤルする方法

これが最も基本的な電話のかけ方です。

まず受話器を上げ、「ツー」という発信音（ダイヤルトーン）が聞こえることを確認してください。

この音は、電話回線が正常に繋がっている合図です。

発信音が確認できたら、相手の電話番号をダイヤルします。

この方法は、電話番号を間違えてもすぐに訂正できるため、特に初心者のうちはこの手順でかけることをおすすめします。

焦らず、落ち着いて番号を一つひとつ正確に押しましょう。

外線：「0発信」が必要な場合と不要な場合

会社によっては、外線の電話をかける際に、最初に「0」を押してから相手の電話番号をダイヤルする必要があります。

これを「0発信（ゼロはっしん）」と呼びます。

「0発信」は、電話機を内線モードから外線モードに切り替えるための操作です。

もし、受話器を上げていきなり相手の番号をダイヤルしても繋がらない場合は、一度電話を切り、改めて受話器を上げて「0」を押してから電話番号をダイヤルしてみてください。

このルールは会社の設定によるため、最初に先輩や上司に確認しておくと安心です。

内線

社内のスタッフへ電話をかける場合は、非常に簡単です。

外線と違い「0発信」などの特別な操作は必要ありません。

受話器を上げたら、そのまま相手の内線番号（通常は3桁か4桁）をダイヤルするだけです。

多くの会社では、各部署の内線番号が一覧になったものがデスクに用意されています。

誰にどの番号でかければよいか、事前にその一覧表に目を通しておけば、いざというときに慌てずに済みます。

3.保留にする

担当者を確認したり、少し調べ物をしたりする際に使うのが「保留」機能です。

保留した電話は、保留ボタンを押したその電話機でしか解除できません。

操作は非常に簡単で、通話中に「保留」と書かれたボタンを押すだけです。

相手には保留音が流れ、用事が済んで通話を再開する際は、点滅している外線ボタンをもう一度押します。

保留にする前には、必ず「少々お待ちいただけますでしょうか」と相手に一言断りを入れましょう。

4.転送する

自分宛てではない電話を受け、指名された担当者へ電話をつなぐ「転送」は、事務職の重要な役割です。

相手を待たせず、かつ確実に担当者へ電話を取り次ぐための手順をしっかりと覚えましょう。

指名された担当者に取り次ぐ場合の手順

担当者がすぐに電話に出られるとわかっている場合の、最もシンプルな転送方法です。

この操作では、電話は直接担当者へ転送されます。

ただし、相手が不在だったり、話し中だったりした場合は電話が自分に戻ってきてしまうため、事前に在席しているか確認できるとより確実です。

内線で相手に用件を伝えてから転送する手順

より丁寧で確実なのが、一度担当者と話してから電話を転送する方法です。

誰からどんな用件で電話があったのかを事前に伝えられるため、担当者も心の準備ができます。

この手順により、担当者不在による転送の失敗を防ぎ、相手へのスムーズな対応が可能です。

仕事の効率が劇的に変わる！会社の電話で便利な4つの機能

基本の4操作に慣れたら、次は仕事の効率をさらに高める便利な機能も使ってみましょう。

電話応対業務がよりスピーディーで正確になります。

1.短縮ダイヤル

短縮ダイヤルは、よく電話をかける取引先などの電話番号をボタン一つや数桁の番号で発信できるように登録しておく機能です。

毎回長い電話番号をダイヤルする手間が省け、時間短縮と押し間違いの防止に繋がります。

登録方法は機種によって異なりますが、専用の登録モードにしてから電話番号と短縮番号を登録するのが一般的です。

登録した番号は、短縮ボタンを押すか、特定の番号を押してから発信ボタンを押すだけで簡単にかけられます。

頻繁に連絡する先の番号はぜひ登録しておきましょう。

2.発着信履歴

席を外している間に電話がかかってきていた場合、発着信履歴機能で確認できます。

誰からいつ電話があったのかが一覧で表示されるため、不在着信にも確実に対応できるでしょう。

履歴ボタンを押すと、着信や発信の履歴がディスプレイに表示されます。

カーソルキーで折り返したい相手を選び、発信ボタンを押すだけで簡単に電話をかけられます。

これにより、メモがなくても迅速に折り返し対応ができ、相手を待たせることがありません。

3.留守番電話

営業時間外や休日など、電話に出られない時間帯の連絡を逃さないためには、留守番電話機能が便利です。

設定方法は機種のマニュアルを確認する必要がありますが、一度設定すれば自動で応答してくれます。

メッセージが録音されると、ボタンのランプが点灯するなどして知らせてくれます。

再生ボタンを押して、録音されたメッセージを聞き、必要な対応を行いましょう。

4.スピーカーフォン

スピーカーフォン機能を使えば、受話器を持たずに通話できます。

両手が自由になるため、パソコンで情報を検索したり、紙にメモを取ったりしながらの通話に非常に便利です。

通話中に「スピーカー」ボタンを押すだけで、受話器の音声が本体のスピーカーから聞こえるようになります。

また、近くにいる他のスタッフと一緒に通話内容を聞くこともできるため、情報共有もスムーズです。

ただし、周りに会話が聞こえてしまうため、個人情報や機密情報を含む会話での使用は避けましょう。

まとめ

今回は、会社の電話の基本的な使い方から、業務効率を上げる便利な機能を解説しました。

これまで通話にスマートフォンしか使ったことがない方にとっては、なじみのない多くのボタンや機能に戸惑うかもしれません。

今回紹介した「受ける」「かける」「保留」「転送」という4大基本操作を覚えれば、電話応対の大部分は問題なくこなせます。

ぜひ本記事を参考に、会社の電話対応に役立ててください。