訪問看護の煩雑なレセプト請求業務を代行し、レセプト業務の精度向上と事業効率化を実現します。
ビジケアの専門のチームが迅速かつ正確に請求手続きの支援を行い、訪問看護事業所のレセプトの業務を円滑にサポートします。
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「訪問予定日が明日なのに、指示書がまだ届いていない」「利用者さんの生年月日が違う……このままレセプトを出していいの？」——訪問看護の事務を担当していると、指示書まわりのトラブルに一度は頭を抱えた経験があるのではないでしょうか。
指示書は訪問看護提供の根拠となる書類であり、記載内容の不備や交付の遅れはそのままレセプトの返戻・査定リスクに直結します。この記事では、指示書にまつわる代表的な3つのトラブルと具体的な対処法、そしてトラブルを未然に防ぐための事務側の工夫を整理して解説します。
訪問看護指示書は、利用者の主治医が交付する書類で、指定訪問看護事業者はこの指示書の交付を受けなければ訪問看護を提供できません。訪問看護の提供は、この指示書に定められた有効期間内（最長6か月）で行う必要があります。まずは、現場でよく起こる3つのトラブルを見ていきましょう。
医師の多忙や医療機関側の事務処理の都合、郵送の遅れなどにより、訪問開始予定日までに指示書が手元に届かないケースは珍しくありません。ここで絶対に避けたいのが「指示書が届く前に、とりあえず訪問してしまう」という判断です。指示書に基づかない訪問看護は、そもそも保険給付の対象とならないリスクを抱えることになります。
明日訪問予定なのに指示書がまだ届いていなくて……。看護師さんには「訪問してほしい」って言われているんですが、どうすればいいですか？
気持ちはわかりますが、指示書なしでの訪問は絶対にやめましょう。まずは医療機関に電話をして、発行状況を確認するのが先です。訪問日をずらせるかどうかも、管理者・看護師と相談してくださいね。
指示書が届いても、記載内容に不備があるケースもよく起こります。特に多いのが、利用者の氏名の漢字違いや生年月日の誤りです。レセプトはこれらの情報が保険証等の情報と一致していないとエラーになります。加えて、疾患名の記載漏れは医療保険・介護保険どちらで訪問看護を提供すべきかの判断に関わる重大な問題です。厚生労働大臣が定める疾病等（別表第七・別表第八）に該当するかどうかは、指示書の記載内容がそのまま判断根拠になるため、介護保険証・医療保険証の情報と照合し、疑わしい点は必ず確認しましょう。
また、令和6年度診療報酬改定により、訪問看護指示書には原則として主たる傷病名コードの記載が必要になりました。傷病名コードの記載漏れも、記載不備として扱われる点に注意が必要です。
医師や医療機関の窓口担当者が、指示書の交付や修正依頼になかなか応じてくれないケースもあります。このような場面では、感情的にならず、利用者に不利益が生じてしまう可能性があることを丁寧に説明し、あくまで利用者本人のための修正依頼であることを伝えて交渉することが基本です。
実際にトラブルが起きたとき、事務としてどう動けばよいかを具体的に見ていきましょう。
発行の催促をする際は、日付と用件を簡潔に伝えることが有効です。例えば「〇月〇日より訪問開始予定となっておりますが、まだ指示書をお受け取りできておらず、ご確認いただけますでしょうか」といった伝え方であれば、要件が明確に伝わります。医師は診察等で多忙なことが多いため、診察時間の合間や、医療機関が指定する連絡可能な時間帯を選んで連絡するとスムーズです。
指示書に記載不備を見つけても、修正液や二重線での自己訂正は絶対にしてはいけません。指示書はあくまで主治医が発行する書類であり、事務担当者や訪問看護師が内容を書き換えることはできません。
正しい手順は、医療機関に連絡した上で指示書を返送し、医師本人に訂正印を押してもらうか、新規に発行し直してもらうことです。返送する際は、訂正箇所がひと目でわかるよう付箋を貼り、「お手数ですが、付箋箇所のご訂正をお願いいたします」といった一言を添えると親切です。返信用封筒を同封しておくと、相手の手間を減らせて対応もスムーズになります。
トラブルが起きてから対応するだけでなく、そもそもトラブルを起こしにくくする仕組みづくりも重要です。
指示書の有効期間は主治医が定めますが、最長でも6か月です。この期限を事務側でも把握しておくことが欠かせません。エクセルで利用者一覧を作成し、条件付き書式を使って「終了日の30日前になったら赤色にする」といった設定をしておくと、更新漏れを防ぎやすくなります。訪問看護専用の記録・請求ソフトを使っている場合は、アラート機能をオンにし、毎朝チェックする習慣をつけましょう。
新規利用者を受け入れる際は、主治医への連絡、指示書依頼書の送付、保険証情報の確認、初回訪問日の調整などをチェックリスト化しておくと抜け漏れを防げます。特に重要なのが「初回訪問日」と「指示期間の開始日」の関係です。訪問日が決まった後に、指示書に記載される指示期間の開始日が訪問日と整合しているかを必ず確認する手順を組み込みましょう。
「A病院は発行に2週間程度かかることが多い」「Bクリニックはまとめて複数枚を送ってくることが多い」といった傾向を、事業所内で「医療機関別対応リスト」として共有しておくと、担当者が変わってもスムーズに引き継げます。備考欄に「早めの依頼が必要」といった一言を蓄積していくだけでも、事務全体の対応品質が安定します。
医療機関ごとにリストを作るのって、正直手間じゃないですか……？
最初は手間に感じますよね。でも一度作ってしまえば、次に同じ医療機関とやり取りするときにすごく楽になりますよ。トラブル対応にかかる時間を考えたら、十分見合う投資です。
指示書のトラブルは、発生してからの対応スピードだけでなく、日頃の期限管理と情報共有の仕組みによって発生頻度そのものを減らせます。
指示書が届く前に訪問してしまうことは避けるべきです。訪問看護は主治医から交付された指示書の有効期間内で行う必要があるため、まずは医療機関に発行状況を確認し、訪問日をずらせるかどうかを事業所内で相談してください。
いいえ、事務担当者や訪問看護師が指示書の記載を修正液や二重線で書き換えることはできません。医療機関に連絡し、指示書を返送したうえで、主治医本人に訂正印を押してもらうか、新規に発行し直してもらう必要があります。
指示書の有効期間は主治医が定めますが、最長で6か月とされています。有効期間の記載がない場合の扱いは医療機関により対応が分かれることがあるため、不明な場合は交付元の医療機関に確認することをおすすめします。
含まれます。令和6年度診療報酬改定により、訪問看護指示書には原則として主たる傷病名コードの記載が必要になりました。傷病名コードが未記載の場合も、記載不備として医療機関への確認・修正依頼の対象になります。
記載事項・様式は診療報酬改定により変更されることがあります。実際の対応にあたっては、最新の告示・通知および所轄の厚生局の案内をご確認ください。
訪問看護指示書のトラブルは、事務担当者にとって避けて通れないテーマです。しかし、対応の型を知っておき、日頃から期限管理や情報共有の仕組みを整えておくことで、発生頻度も対応の負担も大きく減らせます。
正確な事務処理の積み重ねが、看護師の安心と利用者ケアの質を支えています。まずは自事業所の「期限管理リスト」を見直すところから始めてみましょう。
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