訪問看護ステーションの事務業務は難しい？理由と効率化の方法を解説！

このような悩みにお答えします。

訪問看護ステーションの事務業務は、診療報酬や介護報酬をもとにした複雑な請求業務や他職種とのやりとりなどが多く、難しいと感じている人もいるのではないでしょうか。

これまで一般企業で事務職として働いてきた人にとっても、訪問看護の事務は難しいといえます。

そこで本記事では、訪問看護ステーションの事務業務が難しい理由と、仕事を効率化する方法について解説します。

訪問看護ステーションの事務業務に不慣れで困っている事務員は、ぜひ参考にしてください。

訪問看護ステーションの事務業務が難しいと感じる理由

訪問看護ステーションの事務業務が難しいと感じる理由は、主に以下の3つです。

このように、一般企業の事務とは異なる専門的な知識やスキルが必要になる場面が多いのが難しいといわれる理由です。

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

医療・介護保険の知識を必要とする

訪問看護の事務は、医療保険と介護保険、両方の制度を理解していないと日々の業務に支障が出てしまいます。

利用者さんにどちらの保険が適用となるかによって、請求方法や使えるサービスが異なります。

しかも医療保険（診療報酬）は2年ごと、介護保険（介護報酬）は3年ごとに改定があるため、常に最新の情報をキャッチアップし続けなければなりません。

この点が知識不足だとミスにつながりやすく、難しいといわれる大きな理由のひとつです。

加算や減算の種類が多く覚えるのが大変

訪問看護の請求業務では加算や減算の種類が多く、それぞれの細かい算定要件があるため、一つひとつ確認しながら正確に請求しなければなりません。

そのため、事務員は多くの加算・減算の種類を覚え、適用となる条件を正確に理解し、利用者さんごとに該当するか否かを判断する必要があります。

介護保険の「初回加算」を例に見てみましょう。

これらは要件のほんの一部にすぎません。

こういった加算・減算ごとの細かいルールを把握しながら進めなければならないため、難しいと感じるのです。

業務量が多い

訪問看護ステーションの事務員は、請求業務以外にも多くの仕事を抱えています。

小規模のステーションでは事務員が一人、または少人数でこれらの業務をすべてこなしている、ということも珍しくありません。

複数の仕事を同時進行でこなさないとならないため、優先順位をつけたり、時間管理をしたりするのがとても難しいと感じる人もいます。

訪問看護ステーション事務の難しい業務を効率化する方法

訪問看護ステーションの事務業務を効率化する方法は、以下のとおりです。

これらを実践すれば、「難しい…」と感じていた業務も円滑に進められるようになるでしょう。

ひとつずつ詳しく解説していきます。

チェックリストを活用する

業務の各ステップでチェックリストをつくると、ミスを減らせます。

多くの書類と複雑なルールがあるため、「あれ？これってどうだっけ？」と迷うことがよくありますが、そのようなときに役立つのがチェックリストです。

たとえば請求業務では、以下のようなチェックリストをつくってみましょう。

【請求業務チェックリスト（例）】

流れ	チェック項目	確認者
指示書確認	□指示期間は適切か？ □サービス内容は指示書と一致しているか？ □主治医の署名・捺印はあるか？
計画書作成	□利用者さんの同意は得られているか？ □訪問回数や時間は適切か？ □計画内容と指示書の内容に矛盾はないか？
サービス提供記録確認	□サービス提供日時は記録と一致しているか？ □サービス内容は計画書と一致しているか？ □利用者さんの同意は得られているか？
レセプト作成	□算定要件は満たしているか？ □加算・減算は正しく計算されているか？ □記載漏れや誤字脱字はないか？
請求	□請求先は間違っていないか？ □請求金額は正しいか？ □提出期限は守られているか？

上記はあくまで一例ですが、このように表形式にすることで各項目が可視化され、チェックしやすくなるでしょう。

業務の流れごとに確認すべき項目をリスト化しておけば、一つひとつ確認しながら作業を進められるため、ミスや抜け漏れを防ぐことができます。

自分だけでなく、他の事務員や管理者などにダブルチェックしてもらう体制をつくれば、より確実にミスを防げるでしょう。

医療・介護保険制度を学習する

診療報酬と介護報酬制度を学習しましょう。

制度を理解していないと、「この請求、本当に合っているのかな…？」と不安になったり、間違った請求をしてしまったりすることがあるからです。

そうならないためにも、体系的に学習することが大切です。

上記のように、自分に合った方法で学びましょう。

また、厚生労働省のホームページで最新の通知を確認したり、関連団体の情報をチェックしたりすることも制度改正へ対応するために重要です。

はじめは大変かもしれませんが、定期的に学習時間を確保したり、ステーション内で勉強会を開催したりして、継続的に学ぶ習慣をつけましょう。

学習を続けていれば知識が深まり、自信をもって業務に取り組めるようになるはずです。

ビジケアでは、訪問看護の制度学習に特化した動画学習サービス「マナビジ」を提供しています。

制度理解に必要な知識を体系的に学びたい方は、ぜひお問い合わせください。

よくあるミスの防止策を押さえる

訪問看護の事務で起こりやすいミスを知り、対策を立てておくと効率的に仕事が進みます。

実はベテランの事務員でも、うっかりミスしてしまうことはあります。

しかしよくあるミスを押さえておけば、事前に対策可能です。

たとえば、以下のようなミスが起こりやすいといえます。

これらのミスを防ぐためには、ダブルチェックをしたり、事例検討会を開いて他の人の失敗から学んだり、防止策としてのマニュアルをつくったりするとよいでしょう。

「ミスは誰にでもあるもの」と捉えて、積極的に改善に取り組む姿勢が大切です。

ミスを早期発見し、再発防止策を考えるための仕組み（エラーリストをつくったり、原因分析をしたり）をつくることも有効です。

事務業務に役立つシステム・ツールを活用する

訪問看護専用の請求ソフトや業務効率化を助けるツールを導入すれば、事務作業が格段に楽になるでしょう。

手作業でやっていたことを自動化できたり、情報を一元管理できたりと、多くのメリットがあります。

たとえば、以下のようなツールが有効です。

もちろん導入には費用もかかりますが、長い目で見ると人件費の削減や業務時間の短縮、ミスの減少などにつながるため、費用対効果は高いといえるでしょう。

なおツールを選ぶ際は、以下の点を重視して選びましょう。

ツールを導入すれば、入力時間の短縮や情報共有の円滑化、ペーパーレス化など、さまざまな面で効率化が進みます。

看護師から情報を効率的に収集する

看護師からの情報提供がスムーズになれば、事務員の仕事は格段に楽になります。

請求業務に必要な情報が看護師からの報告書にきちんと書かれていないと、事務員は何度も確認する必要性が生じ、時間と手間がかかってしまうのです。

そうならないためには、報告書のフォーマットを統一したり、情報共有ツールを活用したりするのが効果的です。

たとえば、報告書に必要な項目（サービス提供日時、サービス内容、利用者さんの様子など）を明確にして、記入漏れがないようにしたり、チャットツールを使って、リアルタイムで情報共有できるようにしたりするのもよいでしょう。

必要な情報を必要なタイミングで、正確に得るための工夫をすれば、情報不足による手戻りを減らすことができます。

事務と看護師が互いに理解すべきことを明確にする

事務員と看護師で、互いの仕事内容や役割を理解し合うことが、スムーズな連携につながります。

実は、それぞれが互いに必要としている情報は案外把握していないものです。

そこで、互いに理解しておくべき事項を明確にしましょう。

たとえば事務員は、看護師の1日のスケジュールや訪問看護の流れなどを理解しておくことで、看護師に質問するタイミングや聞くべき情報を把握しやすくなります。

一方で看護師は、請求の仕組みや必要な書類などを理解しておくことで、事務員の負担を減らす手伝いができます。

相互理解を深めるためにも、ステーション内で合同研修を実施したり、支障のない範囲で業務の一部を交換してみたりするのも効果的です。

互いの立場や状況を理解し、良好なコミュニケーションを築いておくと、業務効率化だけでなく、利用者さんへのよりよいサービス提供にもつながるでしょう。

まとめ

本記事では、訪問看護ステーションの事務業務が難しい理由と仕事を効率化する方法について解説しました。

複雑な制度や訪問看護特有の難しさはありますが、少しずつ学習を進めたり、ミスの防止策をとったりすることで、効率化できる点は大いにあります。

本記事を参考に、少しずつ慣れていけるように取り組んでみてください。