封筒の入れ方マナー完全ガイド｜書類の折り方・向き・封じ方を解説

主治医への訪問看護指示書の依頼状、居宅介護支援事業所への照会文書、利用者へ送る案内状――訪問看護事務では、書類を封筒に入れて郵送する場面が意外と多くあります。「三つ折りの向きはこれで合っているか」「〆はどこに書けばいいのか」を毎回調べ直している方も少なくないはずです。

この記事では、封筒への正しい入れ方マナーを、折り方・向き・封じ方の3つの観点から整理します。訪問看護事務でよくある「複数書類をまとめて送る」場面の順番まで具体的に解説するので、この記事を読めば迷わず郵送作業を進められるようになります。

封筒への入れ方マナー、基本原則を押さえる

A4・B5書類のきれいな折り方｜サイズ別・基本手順

三つ折りの手順

もっとも使う機会が多いのが三つ折りです。長形封筒（長形3号など）に入れる標準的な折り方で、次の手順で折ります。

1. 下から3分の1を折り上げる用紙の下端を、全体のおよそ3分の1のところで上に向かって折り上げます。
2. 上から3分の1を折り下げる残った上部を、下に向かって折り下ろし重ねます。
3. 角と辺をきちんと揃える折り目がずれていると封筒に入れたときに斜めになるため、角を指でしっかり合わせてから折り目をつけます。

A4用紙（210mm×297mm）を三つ折りにすると、約99mm×210mmのサイズになります。これがちょうど収まるのが長形3号（235mm×120mm）です。訪問看護指示書の依頼状や案内状の多くは、この組み合わせで問題ありません。

二つ折り・四つ折りが向くケース

履歴書や職務経歴書のように、あらかじめ様式で折り位置が決まっている書類は二つ折りが基本です。角形2号など大きめの封筒にA4サイズのまま「折らずに」送るケースとあわせて、書類の性質によって使い分けます。四つ折りは封筒がさらに小さい場合に用いますが、折り目が増えるほど見た目が窮屈になるため、通常の郵送では三つ折りか二つ折りを優先しましょう。

書類を入れる向きと裏表の正解

和封筒（長形3号など）へ三つ折りを入れる場合

封筒を裏側（フタが開く側）から見て、書き出し（書類の1行目）が右上にくる向きで入れるのが正解です。受け取った相手が封を切って書類を取り出したとき、そのまま正しい向きで読み始められます。

洋封筒へ三つ折りを入れる場合（招待状・案内状）

洋封筒も考え方は同じで、開封した際に文字が読みやすい向きを基準に入れます。招待状や案内状では、封筒のフタ側から見て文面の正面が見える向きにするのが一般的です。

角形2号へA4書類を「折らずに」入れる場合

角形2号（240mm×332mm）はA4用紙をそのまま入れられるサイズです。折らずに送る場合は、書類の表面が封筒の表側（宛名面の裏側）を向くように重ねます。

訪問看護の実務でよくある「複数書類をまとめて送る」場合の順番

訪問看護事務では、主治医へ訪問看護指示書の交付を依頼する際に、依頼状（送付状）・返信用封筒・参考資料などを一緒に封入する場面がよくあります。この場合の基本順序は次のとおりです。

• 1枚目：依頼状（送付状）── 開封して最初に目に入る位置
• 2枚目以降：指示書の様式や参考資料など、本題となる書類
• 同封物：返信用封筒（切手を貼付した状態）

依頼状を一番上にすることで、相手は「誰から」「何のために」届いた郵便物かをすぐに把握できます。指示書の依頼状の書き方や、返信用封筒・切手の準備を誰が負担するかについては、訪問看護指示書は誰が依頼する？3つのパターンを徹底解説と訪問看護指示書の返信用封筒や切手は誰が用意する？で詳しく解説しています。

のり付け・封字・切手・赤字表記の実務マナー

のり付けと両面テープの使い分け

封をする際は、セロハンテープは使いません。液体のりかスティックのり、または両面テープを使うのが基本です。厚みが出る書類の場合は両面テープの方がきれいに仕上がります。

「〆」だけじゃない？封字の書き方

のり付けした部分の中央に、封字として「〆」を書くのが一般的です。より丁寧に扱いたい重要書類では「緘」の印を押すこともあります。封字がないと「未開封で届いたか」が相手側で確認しづらくなる点も意識しておきましょう。

切手を貼る際のマナー

切手は料金に合った枚数を、できるだけ少ない枚数でまとめて貼ります。何枚も貼り重ねると見た目が乱雑になるだけでなく、料金不足のリスクにも気づきにくくなります。料金不足で送ってしまった場合の対応は、切手料金が足りないとどうなる？で解説しています。

「親展」「重要」など、赤字（外脇付け）を入れる位置

本人以外が開封してほしくない書類には「親展」、優先して見てほしい書類には「重要」などの赤字を、封筒表面の左下に記載します。宛名や差出人の記載と重ならない位置を選びましょう。

実務手順｜主治医へ指示書の依頼状を送るまでの流れ

1. 依頼状（送付状）を作成する誰が・何を・いつまでに依頼しているのかを明記します。
2. 書類を正しい順番で重ねる依頼状を一番上に、指示書の様式や参考資料をその下に重ねます。
3. 三つ折りにして封筒に入れる書き出しが右上にくる向きを確認してから封入します。
4. 返信用封筒・切手を同封する相手が返送しやすいよう、切手を貼った返信用封筒を必ず入れます。
5. 封をして「〆」を書き、宛名・差出人を確認する最後に赤字表記が必要な場合は左下に記載して投函します。

郵送ではなくFAXで依頼する場合の送り状の要否については、FAXの送り状は必要？判断基準となる3つの理由とマナーを解説もあわせて参考にしてください。

よくある質問

三つ折りにした書類を封筒に入れる向きを間違えるとどうなりますか？

マナー違反になるだけで書類自体は届きますが、相手が開封して逆さの文面を読むことになり、事業所の印象を損ねる可能性があります。封筒を裏返して書き出しが右上にくるかを確認する習慣をつけましょう。

封をするときにセロハンテープを使ってはいけないのはなぜですか？

セロハンテープは見た目が事務的すぎる、剥がれやすい、書類を傷めやすいといった理由から、ビジネス文書では避けるのがマナーとされています。液体のりや両面テープを使いましょう。

返信用封筒の切手は誰が用意すればよいですか？

訪問看護指示書の依頼では、依頼する側（訪問看護ステーション）が返信用封筒と切手を用意して同封するのが一般的です。詳しい負担区分は関連記事で解説しています。

「親展」はどんな書類に使えばよいですか？

本人以外に開封されたくない個人情報を含む書類に使います。封筒表面の左下に赤字で記載し、宛名や差出人の記載と重ならないようにします。

まとめ｜迷ったら「相手が読みやすいか」で判断する

封筒への入れ方マナーは、細かなルールが多く見えますが、根っこの考え方は「開封した相手が迷わず読み始められる状態にする」の一点に尽きます。