訪問看護の煩雑なレセプト請求業務を代行し、レセプト業務の精度向上と事業効率化を実現します。
ビジケアの専門のチームが迅速かつ正確に請求手続きの支援を行い、訪問看護事業所のレセプトの業務を円滑にサポートします。
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訪問看護ステーションでの事務仕事、慣れないうちは緊張の連続ですよね。
このように不安になっていませんか？
封筒の入れ方のマナーを知っておくだけで、自信を持って書類を送れるようになります。
今回は、「書類の正しい折り方」「書類の向き」「封じ方のマナー」などを徹底解説します。
基本を押さえれば、相手に「丁寧な仕事をする人だ」と好印象を与えられるでしょう。
今日から使える正しい知識を身につけられるように、ぜひ参考にしてください。
結論からお伝えすると、封筒への入れ方のマナーで最も重要なのは、「開封した相手が読みやすい状態で入っているか」という点です。
これらの基本を守るだけで、ビジネスマナーの9割はクリアできます。
では、詳細な手順を次で解説します。
書類をきれいに折ると、見た目が美しくなるだけでなく、封筒へもスムーズに入れられます。
ビジネスシーンで頻出する3つの折り方について、正しい手順や方法を解説します。
それぞれのポイントを見ていきましょう。
三つ折りとは、用紙を3等分に折って長方形にする方法です。
請求書や送付状など、多くの場面で使用されます。
手順は以下の通りです。
定規やクリアファイルの端を使って折り目をつけると、角が揃って美しく仕上がります。
市販の履歴書や便箋など、もともと二つ折りになっている書類をさらに折る場合があります。
それぞれの折り方は以下の通りです。
ただし、履歴書などの正式な応募書類は、できるだけ折り目を減らすのがマナーです。
角形2号封筒を使い、二つ折りのまま（折らずに）送るのが最良とされています。
中身の書類に印字された宛名や住所が、封筒の透明な窓から見えるタイプの封筒です。
請求書などでよく使われます。
折る際のポイントは以下の通りです。
窓から宛名以外の情報が見えてしまわないように、慎重に折りましょう。
書類をきれいに折ったら、次は封入です。
「上下逆さま」「裏返し」は相手に対して大変失礼にあたります。
封筒の種類によって正解が異なるため、パターン別に解説します。
それぞれの正しい向きを確認しましょう。
和封筒（縦長の封筒）に入れる際は、「封筒の裏側から見て、書類の書き出しが右上にくる」のが正解です。
手順は以下の通りです。
開封した人が書類を取り出し、開いた瞬間に「文章の頭」が自然に目に入る向きです。
これが相手への最大の配慮となります。
洋封筒（横長の封筒）は、結婚式の招待状やお礼状で使われます。
和封筒とは扱いが異なるため、以下の手順で行いましょう。
洋封筒の場合、封を開けた瞬間に中身が見えることが多いため、見た目の美しさが特に重視されます。
角形2号（A4がそのまま入る大きさ）を使う場合、書類を折らずに入れるため、上下と裏表のミスが目立ちやすくなります。
手順は以下の通りです。
クリアファイルに入れる場合も同様の向きでセットしましょう。
応募書類は複数の書類をセットにするため、重ねる順番に決まりがあります。
採用担当者が読みやすい順序に整えましょう。
ポイントは以下の通りです。
添え状が一番上にくるのがポイントです。
誰が何を送ったかが一目でわかるようにしましょう。
封入作業の最後は「封じ」です。
ここで雑な作業をすると、中身が丁寧でも評価を落としてしまいます。
細部まで気を配ることで、事務スキルの高さを証明できますので、それぞれの注意点を見ていきましょう。
ビジネス文書の封緘（ふうかん）に、セロハンテープやステープラーを使用するのはマナー違反です。
剥がれやすく、見た目も簡易的で失礼にあたるからです。
剥がれないよう、端までしっかりのり付けしてください。
封字（ふうじ）とは、「確かに封をしました」「途中で開けられていません」という証明のために、封筒の継ぎ目に書く印です。
通常の業務では「〆」を手書きすれば問題ありません。
サインペンや筆ペンで、黒くはっきりと書きましょう。
切手は縦長封筒なら「左上」、横長封筒なら「右上」の所定の位置に貼ります。
記念切手などはビジネスには不向きな場合があるため、通常の普通切手を使いましょう。
よくあるミスが、切手の料金不足です。
「切手料金が足りないとどうなる？正しい出し直しとトラブル回避の方法を解説！」も参考にしてください。
外脇付け（そとわきづけ）とは、封筒の中身や扱いに関する注意書きのことです。
通常、赤字で封筒の表面左下に記載します。
手書きでも構いませんが、専用のスタンプを使うときれいに仕上がります。
文字の周りを四角く囲んで目立たせてもよいでしょう。
添え状（送付状）とは、「誰が、何を、どれだけ送ったか」を知らせる挨拶状です。
書類を郵送する際は、必ず同封しましょう。
ただし手渡しの場合、口頭で挨拶ができるため添え状は不要です。
封筒への入れ方のマナーは、「相手が心地よく書類を受け取るための思いやり」です。
ポイントをおさらいしましょう。
これらのマナーを守ることで、事務初心者の方でもプロとして信頼されるようになります。
まずは一つずつ丁寧に実践し、ステーションの顔として素晴らしい対応を目指してください。
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