訪問看護の契約書類一覧｜重要事項説明書・契約書の事務手順

訪問看護ステーションで利用者さんとサービスを開始するとき、最初の大切な事務作業が契約書類の準備・交付・説明です。重要事項説明書・訪問看護契約書・個人情報使用同意書など揃えるべき書類は複数あり、「どれが必須？」「何部準備する？」「いつ誰に渡せばいい？」と迷う方も多いでしょう。

この記事では、訪問看護の契約時に必要な書類の種類と一覧、各書類の内容と法的な根拠、そして事務担当者として知っておきたい交付・保管・更新の手順を、新人事務でもすぐ動けるようにわかりやすく解説します。

結論｜訪問看護の契約に必要な書類は4種類が基本

はじめに結論をお伝えします。訪問看護のサービス開始時に用意・交付が必要な書類は、主に次の4種類です。

重要事項説明書と契約書は、介護保険・医療保険それぞれで書式を使い分けているステーションもあれば、両保険に対応した1本の書類にまとめているケースもあります。自ステーションの書式を事前に確認しておきましょう。

重要事項説明書とは｜記載内容と法的根拠

重要事項説明書は、サービス開始前に事業者が利用者に説明し、同意のサインをもらうことが法令で義務付けられた書類です。介護保険法の指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（以下「運営基準」）において、「サービス内容や費用その他の重要事項を書面で説明し、利用者の同意を得なければならない」と定められています。

重要事項説明書の主な記載項目

• 事業者名・所在地・電話番号・FAX番号
• 管理者の氏名
• サービスの種類・内容（提供できるサービスの範囲）
• 利用料金（介護保険給付対象分・利用者負担分・その他自費サービスの料金）
• 通常の事業の実施地域
• 緊急時の対応方針と連絡先（主治医・協力医療機関）
• キャンセル・解約のルール（解約手続きの方法・解除の条件）
• 虐待防止・身体拘束廃止への取り組み
• 苦情受付窓口（事業者・市区町村・国保連の三段階）
• 事故発生時の対応方針

令和7年4月施行：ウェブサイト掲載義務化への対応

令和6年度介護報酬改定（2024年度改定）に伴う指定基準の見直しにより、令和7年（2025年）4月1日から、訪問看護事業者は重要事項説明書（またはそれと同等の内容）を自社ウェブサイトまたは介護サービス情報公表システムに掲載することが義務付けられました。

自ステーションのウェブサイトに最新版の重要事項説明書が掲載されているかを確認し、まだ対応していない場合は早急に対応しましょう。料金改定や管理者交代の際は、ウェブサイトの更新も忘れずに行います。

訪問看護契約書のポイント｜記載内容と交付の流れ

訪問看護契約書は、ステーションと利用者・家族（または代理人）の間でサービス提供の合意を文書化するものです。重要事項説明書と合冊にしているステーションと、別書類にしているステーションがあります。どちらの形式でも、利用者と事業者の双方が署名（または記名・押印）し、それぞれ1部ずつ保管します。

契約書の主な記載内容

代理人が契約する場合の確認事項

認知症や意識障害などで本人が署名できない場合は、成年後見人・家族・代理権者が対応します。その際は代理権を確認できる書類（後見登記証明書・委任状など）のコピーを保管しておくと、後々のトラブル防止につながります。判断に迷う場合は管理者に相談しましょう。

その他の必要書類と確認事項

個人情報使用同意書

個人情報保護法と介護保険の運営基準に基づき、利用者の個人情報を関係機関（主治医・ケアマネジャー・他の医療機関・介護事業所など）と共有することへの同意を取得する書類です。「誰に・どのような情報を・何の目的で提供するか」を具体的に記載します。

保険証・受給者証の確認と保管

介護保険・医療保険それぞれで確認すべき書類が異なります。

コピーを取ってファイルに綴じ、有効期限の管理も行います。特に介護保険の負担割合証は毎年8月に更新されるため、更新時期には最新の証を確認することが欠かせません。

訪問看護指示書との関係

訪問看護の実施根拠となる「訪問看護指示書」は、主治医から交付される書類です。サービス開始時に指示書が手元にあるか確認し、契約書類とセットで利用者ファイルに整理します。指示書には有効期限（通常6か月）があるため、期限切れになる前に主治医への依頼手続きを行う管理体制を整えておきましょう。

契約書類の交付・保管・更新の事務手順

実際の事務作業として、契約書類の流れをステップで整理します。

1. サービス開始の情報収集利用者の保険種別（介護保険・医療保険）・担当ケアマネジャー・主治医・家族構成を確認し、必要な書式を判断する。
2. 書類の準備重要事項説明書・契約書・個人情報使用同意書を各2部（利用者控え・事業者控え）印刷する。利用者情報の記載が必要な箇所は事前に記入しておくと、説明時がスムーズになる。
3. 説明と同意取得（サービス開始前に実施）初回訪問前または初回訪問時に、担当者が書類を読み合わせながら説明する。説明を口頭だけで終わらせず、必ず書面を渡して説明した証拠を残すことが大切。
4. 署名・押印の確認利用者（または代理人）から署名・押印をもらい、書類が揃っているかチェックする。不足ページや未署名ページがないか必ず確認する。
5. 書類の保管事業者控えを利用者ファイルに綴じ、施錠できる書庫で保管する。保存期間はサービス提供日から5年間が目安（介護保険の運営基準に準拠）。
6. 変更・更新時の対応料金改定・管理者交代・事業所情報の変更など重要事項に変更が生じた場合は、速やかに変更書類を作成し、利用者への説明と再署名を行う。

よくあるご質問（Q&A）

重要事項説明書と契約書は、必ず別々の書類が必要ですか？

いいえ、必須ではありません。重要事項説明書と契約書を1つの書類にまとめている事業所も多くあります。どちらの形式でも、必ず利用者に事前説明を行いサインをもらうことが法的に求められています。書式は自ステーションのものを使用し、指定基準の記載項目が漏れなく盛り込まれているかを確認しましょう。

本人が署名できない場合、誰がサインすればよいですか？

認知症や意識障害などで本人が署名できない場合は、成年後見人・家族・法的代理権者が対応します。代理人がサインする際は、代理権を確認できる書類（後見登記証明書・委任状など）のコピーを保管してください。判断に迷う場合は管理者に相談し、必要に応じて行政や法律の専門家にも確認することをお勧めします。

契約書類を紛失した場合はどうすればよいですか？

まず管理者に報告し、再作成・再署名の対応が必要か確認します。個人情報を含む書類の紛失は、状況によっては利用者への報告も必要になります。紛失防止のため、スキャンしてデジタルデータとしても保管しておくことをお勧めします。

重要事項説明書の内容を変更した場合、すべての利用者に説明し直す必要がありますか？

はい、介護保険の運営基準では重要事項に変更があった場合は「遅滞なく書面で説明する」ことが求められています。全利用者に説明し直すことが原則ですが、変更内容の重大性・緊急性に応じて、書面の郵送や次回訪問時の説明などで対応するステーションもあります。対応方法については管理者と相談し、自ステーションのルールとして定めておくと運用がスムーズです。

介護保険と医療保険では、契約書類は別々に必要ですか？

介護保険と医療保険では根拠となる制度・指定基準が異なるため、それぞれの基準に対応した重要事項説明書が必要です。両保険に対応した書式を1つにまとめている事業所もありますが、その場合は両保険の記載項目が漏れなく含まれているかを確認してください。

まとめ｜契約書類を正確に揃えてサービスを安心スタート

今回は、訪問看護の契約時に必要な書類の種類と、事務担当者として知っておきたい手順を解説しました。要点を振り返っておきましょう。

なお、書類管理や月次の請求業務全体の負担を減らしたい場合は、レセプト請求代行サービスを活用するという選択肢もあります。業務効率化の参考に、ぜひ検討してみてください。

※本記事は2026年5月時点の情報をもとに作成しています。介護保険・医療保険の指定基準や手続きは改定されることがあります。最新の情報は厚生労働省・各都道府県の担当窓口でご確認ください。