訪問看護の事務の仕事内容とは？1日・1か月の流れと一般事務との違い

「訪問看護ステーションの事務って、具体的に何をするの？」「病院の医療事務や一般事務と何が違うの？」——求人を見て応募を考えている方や、配属されたばかりの新人事務員の方から、よく聞かれる疑問です。看護師が利用者宅を回る仕事であるぶん、事務所で何が起きているのかは外から見えにくいものです。

結論から言うと、訪問看護の事務の仕事内容は「医療保険・介護保険のレセプト請求」「電話・FAXでの関係機関との連絡」「契約書・指示書などの書類管理」「スケジュールや勤怠の補助」「備品・庶務」の5つが柱です。この記事では、それぞれの業務の中身に加えて、1日の流れ・1か月の流れ、一般事務や病院の医療事務との違い、最初に身につけたいスキルまで、現場の事務担当者の目線で整理します。

訪問看護の事務とは？一般事務・医療事務との違い

訪問看護の事務とは、訪問看護ステーションで看護師・リハビリ職が訪問に専念できるよう、請求・書類・連絡調整などのバックオフィス業務を担う仕事です。訪問看護ステーションは小規模な事業所が多く、事務員が1〜2名というケースも珍しくありません。そのため、請求だけ・電話だけといった分業ではなく、事務所内の業務を幅広く受け持つのが一般的です。

よく比較される一般事務・病院の医療事務との違いを、表にまとめました。

最大の違いは、医療保険と介護保険の両方を扱う点です。訪問看護は、利用者の年齢・要介護認定の有無・病名などによって、どちらの保険で訪問するかが分かれます。病院の医療事務経験者でも、介護保険側の請求の仕組みは初めてということが多く、ここが最初の壁になりやすいところです。保険の優先関係については「訪問看護の医療保険と介護保険どちらが優先？判断フローと例外を事務向けに解説」で詳しく解説しています。

訪問看護の事務の主な仕事内容5つ

ここからは、訪問看護の事務が日々担当する仕事を5つに分けて、具体的な作業レベルで見ていきます。ステーションの規模や体制によって担当範囲は変わりますが、多くの事業所で共通する内容です。

1. レセプト作成・請求業務（もっとも重要な仕事）

訪問看護ステーションの収入の大部分は、保険者への請求（レセプト）で入ってきます。事務員は、看護師の訪問記録をもとに請求ソフト（レセプトソフト・電子カルテの請求機能）へ実績を入力し、医療保険・介護保険それぞれの請求データを作成・提出します。

• 訪問実績（日付・時間・訪問者・提供内容）の入力と確認
• 加算の算定要件を満たしているかのチェック
• 保険証・負担割合証・公費受給者証の有効期限と内容の確認
• 請求データの作成・送信、返戻や査定の確認と再請求
• 利用者への利用料（自己負担分）の請求書・領収書の発行と入金確認

請求先と提出期限は、保険の種類によって異なります。

医療保険の訪問看護療養費は、令和6年6月（7月請求分）からオンライン請求が始まり、令和6年12月請求分からはオンライン請求で行うものとされています。紙のレセプトを郵送していた時代とは作業の中身が変わっているので、これから仕事を覚える方は「請求ソフトからオンラインで送信する」流れを前提に学ぶとよいでしょう。なお、支払基金は令和8年10月から「医療情報基盤・診療報酬審査支払機構（DX審査支払機構）」に名称が変わっています。古いマニュアルの「支払基金」という表記は、DX審査支払機構のことと読み替えてください。

2. 電話・FAX対応と関係機関との連絡調整

訪問看護の事務所には、利用者・家族、主治医の医療機関、居宅介護支援事業所のケアマネジャー、病院の地域連携室、行政など、さまざまな相手から連絡が入ります。看護師は日中ほとんど訪問に出ているため、事務員が最初の窓口になります。

たとえば、次のような連絡が日常的に発生します。

• 利用者の家族から「明日の訪問時間を変更したい」という電話
• 主治医の医療機関から訪問看護指示書が届いた旨の連絡、または指示書の依頼・受け取り
• ケアマネジャーから翌月のサービス提供票（予定）の送付や、実績確認の問い合わせ
• 病院から新規利用者の退院前相談の連絡

事務員は、内容を正確にメモし、担当看護師や管理者に確実に伝えます。急ぎの内容（利用者の状態変化、当日の訪問キャンセルなど）は、訪問中の看護師へ電話やチャットで即時に共有するといった判断も求められます。電話対応の基本は「訪問看護の電話対応！流れやよくあるミス・対応力を高めるコツ」、ケアマネジャーとのやり取りは「訪問看護事務がケアマネジャーと連携する際のポイントと注意点」もあわせて参考にしてください。

3. 契約書・指示書など書類の作成と管理

訪問看護は、書類がそろっていないと訪問も請求もできない仕事です。事務員は、次のような書類の準備・回収・保管を担当します。

• 契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書などの契約書類の準備
• 主治医への訪問看護指示書の依頼と、有効期間の管理
• 訪問看護計画書・訪問看護報告書の送付（主治医・ケアマネジャー宛て）
• 保険証・受給者証のコピーの保管と更新管理
• 運営指導（実地指導）に備えた書類の整理

なかでも指示書は、有効期間が切れたまま訪問すると、その期間は請求の根拠を欠くことになるため、期限の一覧表をつくって早めに依頼をかけるのが基本です。契約書類の全体像は「訪問看護の契約書類一覧｜重要事項説明書・契約書の事務手順」、指示書の依頼手順は「訪問看護指示書の依頼方法｜3つの依頼タイミングと手順を解説」で解説しています。

4. 訪問スケジュール・勤怠管理の補助

訪問スケジュールの作成は管理者や看護師が中心になる事業所が多いものの、事務員が予定表の更新・変更連絡の反映・実績との突き合わせを手伝うケースはよくあります。利用者からのキャンセルや時間変更の電話を受けるのは事務員なので、受けた変更をスケジュールに反映し、担当看護師へ伝えるところまでが一連の仕事です。

また、職員の出退勤記録、休暇の申請、移動に使う車両や自転車の管理、交通費の集計などを担当することもあります。スケジュールの実績は、そのまま請求データの元になるため、予定と実績のずれを日々つぶしておくと、月初の請求作業がぐっと楽になります。

5. 備品・衛生材料の管理と庶務

手袋・マスク・消毒液などの衛生材料、事務用品、訪問バッグの中身の補充、郵便物の発送、来客対応、経費の精算といった庶務も事務員の仕事です。小規模なステーションでは、職員の採用面接の日程調整や、求人媒体とのやり取りを任されることもあります。一つひとつは小さな作業ですが、看護師が訪問に集中できる環境をつくる大切な役割です。

訪問看護事務の1日の流れ（例）

実際の1日はどう進むのでしょうか。日勤（8時30分〜17時30分）のステーションを例に、請求期ではない通常日の流れを紹介します。始業時間や業務の配分は事業所によって異なるので、目安として見てください。

ポイントは、実績入力を「その日のうちに」少しずつ進めておくことです。1か月分をまとめて入力しようとすると、月初に作業が集中するうえ、記録の不明点を確認しようにも看護師の記憶が薄れてしまいます。

1か月の流れ：月初の請求期が一番の山場

訪問看護の事務は、1か月の中で忙しさに大きな波があります。医療保険・介護保険とも請求期限は翌月10日なので、毎月1日〜10日が最大の繁忙期です。

1. 月末（25日ごろ〜月末）：実績の締めと記録の回収その月の訪問記録がすべてそろっているか、予定と実績にずれがないかを確認します。翌月分の指示書の期限や、保険証の切り替えが近い利用者もここで洗い出しておきます。
2. 月初（1日〜5日ごろ）：請求データの作成と点検ケアマネジャーとの実績のすり合わせ、加算の確認、公費の有無の確認を行い、請求データを作成します。可能であれば別の職員とダブルチェックします。
3. 月初（〜10日）：請求データの送信医療保険分・介護保険分の請求データを期限までに送信します。期限ぎりぎりの送信は、エラーが出たときに修正が間に合わないリスクがあるため避けます。
4. 中旬：利用料の請求と入金確認利用者の自己負担分の請求書を発行し、口座振替や振込の入金を確認します。未収があれば管理者と共有します。
5. 下旬：返戻・査定の確認と再請求の準備審査結果の通知を確認し、返戻があれば原因を調べて修正・再請求の準備をします。

月単位の流れをもっと詳しく知りたい方は、「訪問看護の請求業務の流れ｜月初から入金までを事務員向けに解説」もあわせて読んでおくと、全体像がつかみやすくなります。

訪問看護の事務に必要なスキルと、覚える順番

訪問看護の事務には、必須の資格はありません。未経験から始める方も多い仕事です。そのうえで、仕事をスムーズに覚えるために役立つスキルを、優先度の高い順に整理します。

最初に必要：基本的なPC操作と電話応対

請求ソフトや電子カルテへの入力、Excelでの一覧表管理、メール・FAXの送受信など、PC作業は毎日発生します。文字入力やファイル操作に抵抗がなければ十分にスタートできます。あわせて、敬語での電話応対と、要点を外さないメモの取り方は、初日から使うスキルです。

3か月〜半年で身につけたい：保険制度とレセプトの基礎

医療保険と介護保険の違い、どちらの保険で訪問するかの判断基準、主な加算の種類と算定要件、レセプトの記載の基本などは、実務をこなしながら段階的に覚えていきます。最初から完璧に理解する必要はなく、「わからないことを、誰に・何を見て確認すればいいか」を知っていることのほうが重要です。レセプトの全体像は「訪問看護レセプトとは？仕組み・流れ・作成方法」で確認できます。

あると強い：医療事務・介護事務系の知識

医療事務や介護事務の資格・学習経験があると、用語や保険の仕組みの理解が早くなります。ただし、病院の医療事務とは請求の様式や考え方が異なる部分も多いため、資格があっても訪問看護特有のルールは現場で覚え直す前提で考えましょう。役立つ資格は「訪問看護事務に資格は必須？役立つ資格7選と選び方を解説」で紹介しています。

未経験から訪問看護の事務を始める人がつまずきやすいポイント

最後に、新しく訪問看護の事務に就いた方がつまずきやすいポイントと、その乗り越え方を3つ紹介します。

医療・看護の専門用語がわからない

訪問記録や指示書には、病名や処置名、医療機器の名称が多く出てきます。わからない用語は自分用の用語メモにまとめ、看護師に聞くタイミング（帰所後の落ち着いた時間など）を決めておくと、遠慮せずに確認できます。

医療保険と介護保険のどちらで請求するか迷う

訪問看護は原則として介護保険が優先されますが、厚生労働大臣が定める疾病等に該当する場合や、主治医から特別訪問看護指示書が出ている期間などは医療保険になります。判断は事務員だけで抱え込まず、管理者・看護師と確認するルールにしておくと安心です。

業務が一人に集中してしまう

事務員が1人のステーションでは、請求や書類の管理がその人にしかわからない状態になりがちです。日々の作業手順をメモやマニュアルに残しておくと、自分が休むときの引き継ぎにも役立ちます。体制づくりの考え方は「訪問看護の事務の新人教育の研修計画の立て方｜段階別スケジュールと教育のコツ」も参考になります。

仕事のやりがいや、向いている人の特徴について知りたい方は「訪問看護事務の5つのやりがいとは？仕事の魅力を徹底解説」「訪問看護の事務に向いている人の10個の特徴を解説します！」で詳しく紹介しています。

訪問看護の事務の仕事内容に関するよくある質問

訪問看護の事務は未経験でもできますか？

できます。必須の資格はなく、未経験から始める人も多い仕事です。基本的なPC操作と電話応対ができればスタートでき、保険制度やレセプトの知識は実務を通じて段階的に身につけていきます。

訪問看護の事務で一番大変な仕事は何ですか？

多くの事業所で、月初の請求業務が一番の山場です。医療保険・介護保険とも請求期限が翌月10日のため、毎月1日から10日に作業が集中します。月末までに訪問実績と記録をそろえておくと、負担を減らせます。

病院の医療事務の経験は訪問看護の事務に活かせますか？

活かせます。医療保険の仕組みや医療用語の知識はそのまま役立ちます。ただし、訪問看護では介護保険の請求も扱い、医療保険側も訪問看護療養費という独自の請求の仕組みがあるため、訪問看護特有のルールは改めて覚える必要があります。

訪問看護の事務員は何人くらい配置されていますか？

事業所の規模によって異なりますが、小規模なステーションでは事務員1〜2名の体制がよく見られます。事務員を置かずに管理者や看護師が請求を兼務している事業所や、請求業務を外部に委託している事業所もあります。

まとめ｜訪問看護の事務は「請求」と「つなぐ仕事」が中心

訪問看護の事務は、医療保険・介護保険の請求を軸に、利用者・主治医・ケアマネジャーと看護師をつなぐ連絡調整、書類管理、庶務までを幅広く担う仕事です。月初の請求期という山場はありますが、日々の積み重ねで負担を平準化できます。