訪問看護の電子カルテのデメリット7選｜導入前に知っておきたい注意点

「電子カルテを導入しようか検討しているけど、デメリットや失敗のリスクが気になって踏み切れない……」という事務担当者の方は多いのではないでしょうか。訪問看護ステーションにとって電子カルテの導入は大きな投資であり、運用が始まってから「こんなはずじゃなかった」と後悔しないためにも、事前にデメリットと注意点を正しく把握しておくことがとても重要です。

この記事では、訪問看護の電子カルテ導入を検討中の事務担当者・管理者の方に向けて、実際に起こりやすい7つのデメリットとその対策を具体的に解説します。導入前に確認すべきチェックリストも用意しましたので、ぜひ参考にしてください。

訪問看護の電子カルテとは？まず基本機能を整理しよう

訪問看護の電子カルテとは、これまで紙で管理していた訪問記録や各種書類をデジタルで管理するシステムです。主な機能は以下のとおりです。

このように、電子カルテは業務効率化に大きく貢献できる反面、導入にあたってはさまざまなデメリットや注意点も存在します。次章から詳しく見ていきましょう。

訪問看護の電子カルテ導入で生じる7つのデメリット

電子カルテの導入は業務効率化に貢献しますが、それと同時に考慮すべきデメリットも存在します。ここでは特に事務担当者が注意しておきたい7つのポイントを順番に解説します。

①導入コスト・ランニングコストがかかる

電子カルテの費用体系はシステムのタイプによって大きく異なります。

さらに、利用者数や職員数の増加に伴い月額費用が段階的に上がる従量課金制の製品も多く、長期的なコスト試算が重要です。タブレットやスマートフォンなど端末の調達費用、Wi-Fi環境の整備費用なども含めたトータルコストで比較するようにしましょう。

②操作に慣れるまで時間がかかる

電子カルテの最大の課題のひとつが、スタッフ全員が新しいシステムに慣れるまでの習熟期間です。特に次のような状況では時間がかかりやすいです。

• パソコンやタブレット操作に慣れていない看護師・事務スタッフが多い
• 従来の紙カルテの書き方やルールが定着している
• スタッフが多く、研修に時間を確保しにくい
• シフト制で一斉研修が組みにくい

導入直後は記録作業に時間がかかり、一時的に残業が増えるケースもあります。ベンダーが提供するサポート・研修の充実度を事前に確認し、習熟期間中のフォロー体制がしっかりしている製品を選ぶことが重要です。

③通信環境（インターネット接続）に依存する

クラウド型電子カルテは、インターネット接続がある環境でしか使用できません。訪問先によっては次のような状況が生じます。

• 山間部・過疎地域など電波の届きにくいエリアへの訪問
• 利用者宅にWi-Fiがなく、モバイル回線のみに依存する
• 回線が不安定でシステムの動作が遅くなる

訪問先で記録が入力できない場合、事業所に戻ってから入力する必要が生じ、業務効率が下がることもあります。事業所のエリア特性に合わせて、オフライン対応（一時的にローカル保存できる機能）を備えているシステムかどうかを確認しましょう。

④停電・システム障害時にカルテが使えなくなる

電子機器を使用する以上、停電やシステム障害・サーバーダウン時にはカルテへのアクセスが一時的にできなくなるリスクがあります。特に夜間のオンコール対応中にシステムが落ちた場合は、利用者の情報を即座に確認できない状況になります。

クラウド型の場合はサーバー側の障害でも影響を受けます。ベンダーの稼働率（SLA：サービスレベルアグリーメント）やサポート対応時間（24時間365日対応か否か）も選定基準に入れておきましょう。

⑤紙カルテからのデータ移行に手間がかかる

これまで紙カルテで管理していた場合、電子カルテへの移行にあたってデータの入力・取り込み作業が必要になります。

• 過去の記録・利用者情報を手入力する作業が大量に発生する
• 移行作業中は通常業務との並行対応が必要
• ベンダーによって移行サポートの範囲・費用が異なる
• 既存の別システム（レセコン等）のデータ移行に対応していない場合もある

移行作業のボリュームは利用者数と記録量によって大きく変わります。導入前にベンダーへデータ移行の対応範囲・費用・作業期間を必ず確認し、移行中の業務体制についても計画を立てておきましょう。

⑥情報漏えい・セキュリティリスクへの対応が必要

電子カルテは利用者の個人情報・医療情報を扱うため、情報漏えいやサイバー攻撃のリスクに対して適切な対策が求められます。特にクラウド型はインターネット経由でデータを扱うため、次の点に注意が必要です。

• スタッフのID・パスワード管理の徹底
• 端末の紛失・盗難時の対応（リモートワイプ機能の有無）
• ベンダーのセキュリティ認証取得状況の確認（ISO27001など）
• アクセス権限の設定（スタッフ別に閲覧・編集できる範囲を制限）

厚生労働省は「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」を公開しており、電子カルテを導入する際はこのガイドラインに準拠した運用が求められます。

⑦レセプトシステムとの連携確認が必須

訪問看護では医療保険・介護保険双方のレセプト請求が発生します。電子カルテとレセコン（レセプトコンピューター）が正しく連携できるかどうかは、事務業務の効率化に直結するため導入前の最重要確認事項のひとつです。

一方、電子カルテとレセコンが一体化している「訪問看護専用システム」も多くあります。記録データが自動的に請求実績に反映されるため、転記ミスの削減や月次業務の効率化につながります。

デメリットを最小化する！電子カルテ導入を成功させる5つのポイント

1. 複数製品を無料トライアルで比較する多くのベンダーが無料トライアルを提供しています。実際の業務フローに沿って試用し、使いやすさ・レセプト連携・サポート対応を比較しましょう。
2. スタッフ研修の計画を立てて習熟期間を設ける導入前にITスキルに不安のあるスタッフを把握し、ベンダーの研修プログラムを活用して習熟期間を十分に確保します。個別フォローが受けられるかも確認しましょう。
3. 紙のバックアップ体制を整えておくシステム障害・停電時に備え、緊急時に参照する利用者情報（主治医・緊急連絡先・特記事項）を印刷して手元に置いておきます。
4. データ移行の範囲・スケジュールをベンダーと事前合意する既存データの移行作業は思いのほか時間がかかります。移行サポートの内容・費用・期間を契約前に書面で確認し、移行中の業務体制も計画しておきましょう。
5. セキュリティルールを策定してスタッフへ周知するID管理・端末の持ち出しルール・情報漏えい時の対応フローなど、電子カルテ運用に関するセキュリティポリシーを導入前に整備します。

紙カルテと電子カルテの比較表｜どちらが自事業所に合っているか

電子カルテのデメリットをより明確に理解するために、紙カルテと電子カルテを主要な観点で比較してみましょう。

紙カルテはコストがかからず操作が簡単という強みがありますが、情報共有・書類作成・レセプト業務において電子カルテに大きく劣ります。スタッフ数が多く情報共有のニーズが高い事業所や、レセプト業務の効率化を重視する事業所では、電子カルテ導入のメリットがデメリットを上回るケースがほとんどです。

導入前に必ず確認！電子カルテ選びのチェックリスト

電子カルテの導入を検討する際、ベンダーとの打ち合わせや契約前に以下の項目を確認しておきましょう。

• 医療保険・介護保険の両方のレセプト作成に対応しているか
• 既存のレセコン・他システムとのデータ連携が可能か
• クラウド型の場合、オフライン（通信なし）時の動作はどうなるか
• 月額費用の課金体系（利用者数・スタッフ数に応じた変動があるか）
• データ移行サポートの範囲・費用・期間
• 導入時の研修・操作サポートの内容（個別対応があるか）
• サポート窓口の対応時間（夜間・休日のオンコール対応時に問い合わせられるか）
• システム障害時の復旧目標時間（RTO）と過去の稼働実績
• セキュリティ認証の取得状況（ISO27001等）
• 無料トライアル・デモが可能か

よくある質問（Q&A）

電子カルテとレセコン（レセプトコンピューター）は同じものですか？

異なるシステムです。電子カルテは主に訪問記録や利用者情報の管理を行うシステムで、レセコンはレセプト（診療報酬・介護給付費明細書）の作成・請求に特化したシステムです。ただし、訪問看護向けの専用システムでは電子カルテとレセコンが一体化しているものも多く、その場合は訪問記録から請求データが自動連携されます。導入前に両方の機能が含まれているかを確認してください。

小規模な訪問看護ステーションでも電子カルテを導入すべきですか？

スタッフ数や利用者数にかかわらず、電子カルテの導入は情報共有の効率化・書類作成の省力化・レセプト業務の正確化という観点で大きなメリットがあります。クラウド型であれば初期費用を抑えて始められるため、小規模ステーションでも導入しやすくなっています。ただし月額費用は継続的に発生するため、利用者数と収支のバランスを踏まえて検討してください。

停電やシステム障害が起きたときの対処法を教えてください。

停電・障害時に備えて、緊急時に参照する利用者の基本情報（主治医の連絡先・緊急連絡先・特記事項など）を定期的に印刷してオフラインで閲覧できる状態にしておくことを推奨します。また、ベンダーのシステム障害時の対応フロー（問い合わせ先・復旧目標時間）をあらかじめ確認しておき、スタッフへ周知しておくことが大切です。

電子カルテの導入にIT導入補助金は使えますか？

中小企業・小規模事業者を対象とした「IT導入補助金」を活用できる場合があります。ただし対象となる製品はIT導入補助金の事務局が認定したITツールに限られており、申請期間・条件も毎年変わります。導入を検討しているベンダーがIT導入補助金の対象ツールに登録されているかどうかを確認し、最新情報は中小企業庁または独立行政法人中小企業基盤整備機構のウェブサイトでご確認ください。

電子カルテへの移行中、通常業務は続けられますか？

はい、多くの場合は移行期間中も並行して紙カルテを使いながら、段階的に電子カルテに切り替えていきます。ただし並行運用の期間中は二重入力が発生するため、スタッフの負担が一時的に増えます。移行スケジュールをベンダーと綿密に計画し、繁忙期を避けた時期に移行を開始することをおすすめします。

まとめ｜デメリットを理解した上で電子カルテの導入を判断しよう

訪問看護の電子カルテは業務効率化に非常に有効なツールですが、導入にあたってはコスト・操作習熟・通信環境・停電リスクなどのデメリットをしっかり把握しておくことが大切です。